Privacybeleid Scouting Klaas Kittengroep

Scouting Klaas Kittengroep verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacyverklaring

In de privacyverklaring geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Klaas Kittengroep via het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. De privacyverklaring is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.  

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via het inschrijfformulier nieuwe leden dat tevens de SEPA-machtigingen aan de achterzijde de betalingsvoorwaarden weergeeft. Het inschrijf/SEPA-formulier wordt door de ledenadministratie conform de voorschriften van de bank in een beveiligde omgeving bewaard.  

Alleen de ledenadministratie (gegevensbeheerders) heeft inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online (SOL). Voor Scouts Online (SOL) zie de privacyverklaring op www.scouting.nl/privacy.  

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Klaas Kittengroep hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier/ -vragenlijst die per activiteit dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.  

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Klaas Kittengroep mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.  

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruik gemaakt van een (online) inschrijfformulier voor deelname aan activiteiten en/of kampen. De gegevens worden via een formulier in een beveiligde omgeving bewaard. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.  

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren, vullen ouder/verzorger tijdens de inschrijving een inschrijfformulier met doorlopende SEPA-machtiging in. Deze gecombineerde inschrijfmachtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL). De financiële gegevens worden met de bank gedeeld. Voor Scouts Online (SOL) zie de privacyverklaring op www.scouting.nl/privacy. De ledenadministratie en de penningmeester hebben op basis van hun toegekende rol in Scouts Online (SOL) van de Klaas Kittengroep inzicht in de financiële gegevens.  

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden regelmatig geüpdatet door de gegevensbeheerder van de betreffende speltak en na afloop van een seizoen vernietigd.  

Online media

Scouting Klaas Kittengroep maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven emailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out.  

Op www.klaaskitten.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.  

Beeldmateriaal

Scouting Klaas Kittengroep maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van de vereniging en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt om toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.  

Communicatie

Het privacybeleid van de Klaas Kittengroep is terug te vinden op www.klaaskitten.nl  

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Klaas Kittengroep binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat, te bereiken via het contactformulier op www.klaaskitten.nl. Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Versie 1.1 september 2018